ason Fried has a radical theory of working: that the office isn’t a good place to do it. At TEDxMidwest he lays out the main problems (call them the M&Ms) and offers three suggestions to make work work.
Impresionanta teoria si merita urmarit clipul de mai jos. Are subtitrare in limba romana. Vezi butonul "View subtitles"
Mai jos exista varianta text
Voi vorbi despre munca, si in mod specific despre motivele pentru care oamenii par sa nu poata sa munceasca la birou, care este o problema pe care se pare ca o avem cu totii Dar sa incepem, cumva, cu inceputul. Deci avem companii si organizatii non-profit si organizatii de binefacere si toate aceste grupuri care au angajati sau voluntari de vreun fel. Si se asteapta ca acesti oameni care lucreaza pentru ei sa faca o treaba extraordinara -- cel putin asa sper. Sau cel putin o treaba buna, sa speram, cel putin, treaba buna -- de preferat treaba extraordinara. Deci ceea ce fac ei in mod obisnuit este sa decida ca toti acesti oameni trebuie sa vina toti intr-un loc anume pentru a face acea munca. Deci o companie, o societate de binefacere sau o organizatie de orice fel, ele de obicei -- exceptand situatia in care muncesti in Africa, daca esti destul de norocos sa faci asta -- majoritatea oamenilor trebuie sa mearga la birou in fiecare zi. Si astfel aceste companii, isi construiesc cladiri de birouri. Se duc si cumpara o cladire, sau inchiriaza o cladire, sau inchiriaza un loc, pe care il umplu cu lucruri. Il umplu cu mese sau birouri, scaune, computere, programe software, acces la internet, poate un frigider, poate si alte cateva lucruri, si se asteapta ca angajatii lor, sau voluntarii lor, sa vina in acest loc in fiecare zi si sa faca o treaba extraordinara. Pare sa fie perfect rezonabil sa ceara asta.
Cu toate acestea, daca vorbesti efectiv cu oamenii sau iti pui singur aceasta intrebare, si te intrebi, unde trebuie de fapt sa mergi cand vrei sa rezolvi ceva? vei constata ca oamenii nu vor spune ceea ce se asteapta companiile ca oamenii sa spuna. Daca intrebi oamenii: unde trebuie sa mergi cu adevarat cand trebuie sa rezolvi ceva? In general, primesti trei genuri de raspunsuri diferite. Unul este un fel de loc sau incapere. Altul este un obiect in miscare. Iar al treilea este timpul.
Iata si cateva exemple. Cand intreb oamenii -- si am tot adresat oamenilor aceasta intrebare in ultimii 10 ani -- ii intreb, " Unde mergi cand vrei cu adevarat sa rezolvi ceva?" voi auzi raspunsuri gen pe veranda, pe punte, in bucatarie. Voi auzi deasemenea raspunsuri ca o camera separata a casei, la subsol, la cafenea, la biblioteca. Si mai aud deasemenea lucruri ca in tren, in avion, masina -- deci pe drum. Si voi mai auzi oameni zicand, "Ei bine, nu prea conteaza unde sunt, atata vreme cat e dimineata foarte devreme sau foarte tarziu seara sau in weekenduri." Aproape niciodata nu vei auzi oamenii spunand la birou. Dar companiile investesc toti acesti bani in acest loc numit birou, si pun oamenii sa vina acolo tot timpul, cu toate ca oamenii nu fac treaba la birou.
Ce inseamna asta? De ce asa? De ce se intampla acest lucru? Si ceea ce afli daca cercetezi un pic mai profund, afli ca oamenii -- asta se intampla -- oamenii merg la serviciu, si practic isi vand ziua de lucru pentru o serie de momente in care muncesc cu adevarat. Asta se intampla la birou. Nu ai o zi de munca; ai momente de munca. Este ca si cand usa de intrare a biroului ar fi asemeni unui Cuisinart, (robot tocator) si ajungi acolo si ziua iti e macinata bucatele, pentru ca prinzi 15 minute acum si 30 de minute mai tarziu, si apoi altceva se intampla si esti distras de la munca ta, si trebuie sa faci altceva, apoi mai prinzi 20 de minute, iar apoi vine pauza de pranz. Apoi ai altceva de facut, apoi mai ai 15 minute, iar cineva te cheama pentru a-ti adresa o intrebare. Si pana sa-ti dai seama, este ora 17:00. si privesti inapoi la ce ai facut in acea zi, si realizezi ca nu ai finalizat nimic. Vreau sa spun ca am trecut cu totii prin asta. Probabil am trecut prin asta ieri, sau alaltaieri, sau cu doua zile in urma. Iti analizezi ziua si te gandesti, n-am facut nimic azi. Am fost la munca. am stat la birou. M-am folosit de computerul meu performant. Am folosit programul soft pe care mi-au zis sa-l folosesc. Am fost la acele sedinte la care am fost rugat sa particip. Am facut acele conferinte telefonice. Am facut toate aceste lucruri. Dar, de fapt, nu am facut nimic. Am indeplinit sarcini. Nu am facut, de fapt, o munca care sa conteze.
Si ceea ce constatati ca se intampla este ca, in special cu oameni creativi -- proiectanti, programatori, scriitori, ingineri, ganditori -- oamenii au nevoie de intervale lungi de timp de lucru neintrerupt pentru a finaliza ceva. Nu poti cere cuiva sa fie creativ in 15 minute si sa se gandeasca cu adevarat la o problema. Poti avea o idee fugitiva, dar sa te gandesti profund la solutii de rezolvare a unei probleme si sa o analizezi cu atentie, ai nevoie de intervale lungi de timp de lucru neintrerupt. Si cu toate ca de obicei o zi de munca are cam 8 ore, cati dintre cei prezenti au avut 8 ore de munca de munca la birou fara a fi intrerupti? Dar 7 ore? Sase? Cinci? Patru? Cand ati avut ultima data 3 ore neintrerupte de munca la serviciu? Doua ore? Sau poate una. Foarte, foarte putini oameni au de fapt intervale de timp de lucru neintrerupte la birou. Si de aceea oamenii prefera sa munceasca acasa, sau pot merge la birou, dar pot merge la birou foarte devreme, sau foarte tarziu seara, cand nu e nimeni prin preajma, sau raman cand toata lumea a plecat, sau merg in weekenduri, sau muncesc din avion, sau muncesc in tren sau in masina pentru ca nu exista nimic care sa le distraga atentia.
Putem identifica diferite categorii de factori perturbatori£ dar acestia nu sunt intreruperile cele mai grave despre care voi vorbi imediat. Iar acest intreg fenomen de a avea numai intervale scurte de timp pentru a rezolva ceva imi aminteste de inca ceva ce nu functioneaza cand esti intrerupt, si anume somnul. Cred ca somnul si munca sunt foarte asemanatoare. Si nu ma refer numai la faptul ca poti munci in timp ce dormi si poti dormi in timp ce muncesti. Nu asta vreau sa spun. Vorbesc mai exact despre faptul ca somnul si munca sunt structurate fazic, sau evenimente bazate pe stadii. Deci somnul are mai multe faze, sau stadii -- unii oameni au pentru ele diverse denumiri. Sunt cinci, si pentru a ajunge la stadiile cele mai profunde, cele mai importante, trebuie sa treci prin primele faze ale somnului. Iar daca esti intrerupt cand treci prin primele faze -- daca cineva te atinge in timpul somnului, sau daca se aude ceva, sau se intampla altceva -- nu continui somnul de unde ai ramas.
Daca esti intrerupt si esti trezit, trebuie sa o iei de la capat. Deci trebuie sa reiei cateva faze si sa incepi din nou. Si sfarseste prin a se intampla astfel -- cateodata se poate intampla sa ai astfel de zile cand te trezesti la opt dimineata, sau sapte, sau cand te trezesti si zici, mama, ce prost am dormit. Am dormit -- m-am dus la culcare, m-am intins in pat -- dar parca n-am dormit de fapt. Spunem ca mergem la culcare, dar de fapt nu mergem la culcare, ci mergem spre culcare. Iti ia ceva; trebuie sa treci prin aceste faze, etc; Iar daca esti intrerupt, nu dormi bine. Deci cum sa ne asteptam -- cineva de aici se asteapta ca cineva sa doarma bine daca sunt intrerupti de-a lungul intregii nopti? Nu cred ca cineva ar spune ca da. De ce ne asteptam ca oamenii sa munceasca bine daca sunt intrerupti constant in timpul zilei la birou? Cum ne putem astepta ca oamenii sa isi faca treaba daca merg la birou pentru a fi intrerupti? Mie nu prea mi se pare sa aiba logica acest lucru.
Deci ce sunt aceste intreruperi care apar in mod constant la birou dar nu si in alte locuri? Pentru ca in alte locuri, poti avea factori perturbatori, precum, poti avea un televizor, sau poti face o plimbare, sau e un frigider la parter, sau ai propria canapea, sau orice ai vrea sa faci. Si daca vorbiti cu anumiti manageri, va vor spune ca nu vor ca angajatii lor sa lucreze de acasa pentru ca sunt adesea distrasi. Ei spun de asemenea -- cateodata vor spune de asemenea, "Ei bine, daca nu vad persoana, cum ma pot asigura ca munceste?" ceea ce este bineinteles ridicol, dar aceasta este una dintre scuzele pe care le invoca managerii. Si eu sunt un manager. Inteleg; stiu cum merg lucrurile. Cu totii trebuie sa ne imbunatatim aceste aspecte. Dar de multe ori, vor cita factorii perturbatori. "Nu pot sa las pe cineva sa lucreze de acasa. Vor privi la televizor. Vor face alte lucruri." Se pare insa ca nu acestea sunt lucrurile care distrag de fapt atentia. Deoarece acelea sunt perturbatii voluntare. Tu decizi cand vrei sa fii distras de televizor. Tu decizi cand vrei sa aprinzi ceva. To decizi cand vrei sa cobori la parter sau cand vrei sa faci o plimbare. La birou, majoritatea intreruperilor sau perturbarilor care sunt de fapt cauza imposibilitatii oamenilor sa duca la bun sfarsit munca sunt involuntare. Sa le trecem in revista pe cateva dintre ele.
Deci, managerii si sefii va vor face in mod obisnuit sa credeti ca adevaratele perturbari la munca sunt lucruri precum Facebook sau Twitter si Youtube si alte site-uri. Si de fapt vor merge atat de departe incat chiar sa interzica accesul la aceste site-uri de la birou. Unii dintre voi s-ar putea sa lucrati in locuri de unde nu aveti acces la aceste site-uri. Adica, suntem in China? Ce naiba se intampla acolo? Nu poti vizita un website la birou, si asta este o problema, de aceea nu reusesc oamenii sa munceasca la birou, pentru ca intra pe Facebook si intra pe Twitter? E oarecum ridicol. E numai o momeala. Si astazi e vorba de Facebook si Twitter si Youtube, acestea sunt doar varianta moderna a pauzelor de tigara. Nimanui nu-i pasa ca oamenii isi luau o pauza de tigara de 15 minute acum 10 ani, prin urmare de ce isi pun cu totii problema ca cineva intra din cand in cand pe Facebook, sau Twitter din cand in cand, sau Youtube din cand in cand? Nu acestea sunt adevaratele probleme la birou.
Adevaratele probleme sunt cele pe care imi place sa le numesc S&S (M&M), sefii si sedintele (managers&meetings). Acestea sunt adevaratele probleme in birourile din ziua de azi. Acesta este motivul pentru care munca nu se face la birou, este din cauza S&S-urilor. Acum ceea ce este interesant este, daca consideram toate locurile in care oamenii spun ca pot sa munceasca -- precum acasa, sau in masina, sau in avion, sau seara tarziu, sau foarte devreme dimineata -- nu gasesti nicaieri sefi si sedinte; gasesti o groaza de alti factori perturbatori, dar nu manageri si sedinte. Deci acestea sunt lucrurile ce nu pot fi gasite in alta parte, dar le intalnesti in birouri. Iar managerii sunt practic oameni a caror treaba este sa intrerupa alti oameni. In mare acesta este rolul managerilor, de a intrerupe oamenii. Nu fac de fapt treaba, asa ca trebuie sa se asigure ca toti ceilalti fac treaba, ceea ce in sine este o intrerupere. Si avem multi manageri la acest moment in lume. Si sunt multi oameni in lume acum. Si sunt multe intreruperi in lume acum din cauza acelor manageri. Trebuie sa verifice: "Hei, cum merge? Arata-mi despre ce e vorba," si alte astfel de lucruri. Si te tot intrerup exact in momentele nepotrivite, cand tu chiar incerci sa faci ceva pentru care ei te platesc, ei tind sa te intrerupa.
Asta e destul de rau. Dar ce este si mai rau e ca managerii mai ales convoaca sedinte. Iar sedintele sunt pur si simplu toxice, ingrozitoare, lucruri otravitoare in ziua de lucru. Stim cu totii ca este adevarat. Si nu veti vedea niciodata o sedinta spontana organizata de angajati; nu functioneaza asa. Managerii convoaca o sedinta, la care sa participe toti angajatii, si un lucru incredibil de perturbator pe care il poti face unor oameni -- este sa spui, " Hei, uite, vom aduna 10 oameni chiar acum si vom tine o sedinta. Nu conteaza ce fac. Trebuie sa va opriti din a face ceea ce faceati, pentru a putea avea aceasta sedinta." Adica, care sunt sansele ca toti cei 10 oameni sa fie pregatiti sa se opreasca? Daca se gandesc la ceva important? Daca fac o munca importanta? Din senin le spui ca trebuie sa se opreasca din ceea ce faceau pentru a face altceva. Asa ca merg intr-o sala de sedinte, se intalnesc, si vorbesc despre niste lucruri care de obicei nici nu prea conteaza. Pentru ca sedintele nu sunt munca. Sedintele sunt intalniri pentru a discuta despre lucruri pe care urmeaza sa le faci mai tarziu.
Dar sedintele, de asemenea, procreeaza. Asa ca o sedinta tinde sa duca la o noua sedinta si tinde sa conduca la o alta sedinta. Sunt de obicei prea multi oameni intr-o sedinta, si sunt foarte, foarte scumpe pentru organizatii. Companiile tind sa vada o sedinta de o ora, ca pe o sedinta de o ora, dar acest lucru nu este adevarat, decat in situatia in care nu este decat un om in sedinta. Daca sunt 10 oameni in sedinta, este o sedinta de 10 ore, nu este o sedinta de o ora. Sunt 10 ore de productivitate furate organizatiei pentru a tine aceasta sedinta de o ora, care probabil ar fi trebuit rezolvata de doi-trei oameni stand de vorba cateva minute. Dar in loc, programam o sedinta lunga, pentru ca sedintele sunt programate pe acelasi sistem pe care functioneaza programele informatice, adica in intervale de 15 minute sau 30 minute sau o ora. Nu iti programezi o sedinta de opt ore cu Outlook. Nu poti. Nici macar nu stiu daca poti. Poti sa alegi 15 minute sau 30 de minute sau 45 de minute sau o ora. Si astfel suntem obisnuiti sa ocupam acest timp cand lucrurile ar trebui de fapt sa mearga foarte repede.
Deci sedintele si sefii sunt doua probleme majore ale companiilor in zilele noastre, mai ales pentru birouri. Aceste lucruri nu exista in afara biroului. Astfel ca am cateva sugestii pentru a remedia situatia. Ce pot face managerii -- manageri luminati, sper -- ce pot face pentru a transforma birourile in locuri mai bune pentru munca, astfel incat sa nu fie o solutie de ultima instanta, ci prima solutie? Astfel incat oamenii sa inceapa sa zica, "Cand vreau cu adevarat sa rezolv ceva, merg la birou." Pentru ca birourile sunt bine echipate, tot ce exista acolo este astfel incat ei sa-si poata face treaba, dar angajatii nu isi doresc la acest moment sa mearga acolo, deci cum schimbam asta? Am trei sugestii pe care vreau sa le impartasesc cu voi. Mai am aproximativ trei minute, deci ma voi incadra perfect.
Am auzit cu totii de obiceiul cu vinerea cu tinuta lejera. Nu stiu daca inca se mai practica. Dar cum ar fi sa avem Joia fara-vorba. Ce ziceti de -- alegeti o joi o data pe luna taiati acea zi in jumatate si sa spunem numai dupa-amiaza -- va usurez sarcina. Deci numai dupa-amiaza, intr-o joi. Prima joi a lunii -- doar dupa-amiaza -- nimeni din birou nu are voie sa vorbeasca cu colegii. Liniste, atat. Si ceea ce veti descoperi este ca va fi facuta o groaza de treaba cand nimeni nu vorbeste cu ceilalti colegi. Acesta este momentul cand oamenii chiar fac treaba, cand nimeni nu-i deranjeaza, cand nimeni nu-i intrerupe. Si poti acorda cuiva -- sa acorzi cuiva patru ore neintrerupte este cel mai inspirat cadou pe care il poti face cuiva la birou. E mai bine decat a-i da un computer. E mai bun decat un nou monitor. Mai bun decat un nou software, sau orice folosesc oamenii in general. A le acorda patru ore de liniste la birou aduce incredibil de multa valoare. Si daca incercati asta, cred ca veti fi de acord cu mine. Si poate, ati putea sa o faceti mai des. Asa ca poate o data la doua saptamani, sau in fiecare saptamana, o data pe saptamana, dupa-amiaza nimeni nu poate vorbi cu altcineva. Este ceva ce veti constata ca intr-adevar functioneaza.
Un alt lucru pe care il puteti incerca este sa treceti de la o comunicare si colaborare active, adica o discutie fata in fata, sa bati oamenii pe umar, sa ii saluti, sa tii sedinte, si sa inlocuiesti aceste lucruri cu un model de comunicare mai pasiv folosind instrumente ca emailul sau chat-ul, sau produse de colaborare -- lucruri de genul acesta. Acum unii ar putea spune ca si emailul este foarte perturbator si chat-ul iti distrage atentia, si celelalte lucruri sunt perturbatoare, dar iti distrag atentia intr-un moment pe care tu il alegi si pentru ca tu permiti asta. Poti sa parasesti aplicatia de email, nu-ti poti parasi seful. Poti sa iesi de pe chat, dar nu te poti ascunde de managerul tau. Poti lasa de o parte toate aceste lucruri, iar apoi poti fi intrerupt in programul tau, cand vrei tu, cand esti disponibil, cand esti gata sa o faci din nou. Pentru ca munca, precum somnul, se fac in etape. Deci vei creste putin incepand sa muncesti, apoi vei reveni din acea stare de munca, iar apoi poate ca a venit timpul sa verifici acel email, sau chatul. Si sunt foarte, foarte putine lucruri care sunt atat de urgente care trebuie sa se intample, la care trebuie raspuns pe moment. Deci daca managerul tau, incepe sa incurajeze folosirea unor instrumente precum chat-ul sau email-ul sau alte lucruri pe care cineva le poate pune de o parte ca apoi sa revina asupra lor la momentul potrivit.
Iar ultima sugestie pe care o am este ca, daca urmeaza sa ai o sedinta, daca ai autoritatea, pur si simplu anuleaz-o, anuleaza acea sedinta. Azi e vineri -- deci luni, in general se tin sedinte lunea. Nu o mai tineti. Nu spun sa o mutati, spun sa v-o stergeti din memorie, s-a dus. Si veti constata ca totul va fi in regula. Toate acele discutii si decizii pe care credeati ca trebuie sa le luati la acel moment, la ora 9:00 in dimineata de luni, pur si simplu uitati de ele, totul va fi in regula. Oamenii au o dimineata mai libera, au timp sa gandeasca, si vei afla ca poate toate acele lucruri pe care credeati ca trebuie sa le faceti, de fapt nu trebuie sa le faci.
Acestea sunt trei sugestii rapide pe care vroiam sa vi le fac pentru a va gandi la ele. Si sper ca unele dintre aceste idei au fost macar suficient de provocatoare pentru manageri si sefi si patroni si organizatori si persoane care conduc alte persoane pentru a lua in considerare sa o lase mai usor si sa acorde oamenilor mai mult timp pentru a face treaba. Si cred ca totul va da randament in final.
